[발송 작업 흐름도]

① 주소록 작성

편찬위원회(編纂委員會)는 수취인(受取人)에게 전화를 하여 받는 분의 주소와 전화번호가 이사 등으로 인하여 변경된 분이 없는지 족보 발송 전에 다시 확인 후 컴퓨터로 입력하여 작성한다. 사용하는 프로그램은 엑셀이 좋다.

② 입금확인

주문 수량과 입금 확인을 한다.

③ 발송계약 체결

택배회사와 발송계약을 체결 한 다음 보책대금을 완납한 분의 수취인 주소를 택배회사에 보낸다.

④ 발송완료확인

택배회사는 의뢰받은 수량을 계약기간 내에 발송 완료한다.(많은 분량의 족보도 10일 이내 발송 완료 가능)

⑤ 인수증(引受證) 수령

택배회사는 발송 완료 후 수취인 인수증과 주소 불명 등으로 인하여 반송된 책은 편찬위원회(編纂委員會)에 반납한다.

⑥ 결산(決算) 및 책 보관

편찬위원회(編纂委員會)는 인수증을 대조 확인하고 수취인 불명으로 발송하지 못한 사람에 대해서는 다시 주소와 연락처를 확인한 다음 재 발송한다. 주소, 연락처 등이 바뀌어 알 수 없는 경우에는 편찬위원회(編纂委員會)에서 족보 책을 최소 몇 년간은 보관해 두어야 한다.