계약기간(契約期間)이 만료되면 종친회(宗親會)는 향후 홈페이지 유지관리를 어떻게 할 것인지를 결정해야 한다. 직원을 채용하여 직접 관리를 할 것인지, 아니면 업체와 유지관리계약을 체결하여 할 것인지를 선택해야 한다. 재정적으로 여유가 있는 종친회는 직원을 채용해서 관리하나, 대부분의 종친회(宗親會)는 업체에 위탁해서 관리한다.

 

종친회는 단체 특성상 홈페이지가 완성되면 한 달에 10여 건 내외(추정) 정도의 자료를 홈페이지에 올리거나 삭제(削除)한다. 이 작업을 위하여 직원을 채용한다는 것은 인건비가 너무 많이 지출됨으로 대부분의 종친회에서는 업체에 위탁하여 관리한다. 가끔 많은 양의 자료를 한꺼번에 추가로 구축하는 경우에는 업체와 별도 계약을 체결하여 구축(構築)하면 된다.

 

유지관리(維持管理) 계약은 계약 만기 1개월 전에 한다.

 

(1) 홈페이지관리 주요내용

① 도메인 관리

도메인(홈페이지 주소) 관리는 홈페이지를 운영하는 종친회라면 가장 중요하게 관리해야 할 업무 중에 하나이다. 도메인은 사용등록기간이 있으므로 만약 등록기간이 만료되었는데도 연장을 하지 않으면 만기일 이후 종친회 홈페이지를 볼 수도 없고 때에 따라 타인이 귀 종회의 홈페이지 주소를 먼저 등록하여 다른 용도로 사용할 수도 있어 업무 및 재정적으로 큰 피해를 가져다 줄 수 있다.등록기간 만기일이 다가오면 도메인 회사로부터 등록기간을 연장하라는 안내문이 이메일로 또는 관리자 휴대폰으로 전송되어 온다.

종회는 안내문을 받는 즉시 만기일 전에 등록기간을 연장해야 한다.

등록기간 연장 방법은 종회의 컴퓨터 전문가 또는 업체에 요청하면 바로 연장이 가능하다.

② 종회소식, 일가동정, 족보관련소식, 저술(著述) 등의 많은 자료를 후손들이 볼 수 있도록 꾸준히 구축해 준다.

③ 게시판에 올라온 질의사항에 대하여 성실히 답변해 주어야 한다.

④ 홈페이지에 구축된 자료는 화재 등 여러 가지 문제로 장애가 발생할 경우 손쉽게 홈페이지를 복원할 수 있도록 정기적으로 웹 하드 또는 CD에 복사하여 보관해야 한다.(업체에 요청하면 복사해 준다)

위와 같이 백업자료가 있으면 24시간 이내 복구가 가능하다.

⑤ 서버관리는 종친회에서 직접 하지 않으며, 일반적으로 홈페이지 제작업체에서 서버 임대비용을 받고 관리해줌으로 크게 걱정하지 않아도 된다.

 

(2) 홈페이지 유지관리비용(推定)

종친회 홈페이지를 유지관리를 하기 위해서는 홈페이지가 존속하는 한 새로운 자료를 꾸준히 구축해 주어야 하며 또한 도메인과 서버를 관리해야 한다. 이에 따른 소요비용을 살펴보면 다음과 같다. 재정적으로 여유가 있는 종친회는 직원을 채용해서 하는 것이 좋으나 그렇지 않은 종친회는 업무 특성, 규모 등을 고려하여 아래 비용 등을 참고한 다음 홈페이지 제작업체에 유지관리를 위탁한다.

① 매월 구축할 자료가 30 페이지 내외인 종친회 관리비용

매월 구축(構築)할 자료가 많이 있는 종친회(宗親會)는 아래 비용으로 업체에 위탁하여 홈페이지를 관리하는 것이 좋다.

매월 A4기준 약 30페이지 내외의 자료를 구축(構築)할 경우에는 월 약 20만 원 정도의 유지관리비(維持管理費)가 들어간다.(VAT별도)

② 매월 구축할 자료가 10 페이지 내외인 종친회 관리비용

유지관리계약을 체결(締結)하지 않고 페이지 당 구축단가를 정하여 업체에게 홈페이지 관리를 위탁한다.

즉 A4기준 1페이지를 추가로 구축할 경우에는 약 1~2만원 정도의 비용만 지불하면 업체에서 구축해 준다.

월 구축 페이지가 10페이지 내외인 종친회 홈페이지 관리방법으로 적당하다.

③ 한꺼번에 많은 자료를 추가로 구축할 경우 소요비용

홈페이지 개통 후, 각종 사진, 명감, 보감, 문집, 각종도서 등 몇 백 페이지 이상의 책과 자료 등을 한꺼번에 올릴 경우에는 업체와 별도(別途)로 계약을 체결하여 구축하는 것이 경비가 저렴하다. 한꺼번에 구축 할 페이지가 많으면 구축단가가 내려간다.

④ 도메인 등록비용

도메인은 사용등록기간에 따라 매년 또는 수년에 한번 씩 등록기간을 연장해야 한다.

도메인 등록기간은 주로 1~5년 단위로 등록을 하고 연장한다.

이에 따른 연장 등록비용으로 기간에 따라 몇 만원의 비용이 소요된다.

2008년 현재 도메인 등록비용은 회사에 따라 조금씩 다르나 1년에 2만원에서 6만원 내외이다.

⑤ 서버임대료

매년 서버임대료가 들어간다. 서버임대료는 홈페이지에 구축된 자료의 양(量)에 따라 다르다. 구축된 자료가 많을 경우에는 저장용량이 큰 서버를 임대해야 한다.

약 500페이지 이내의 자료를 구축한 종친회 홈페이지는 1년에 약 3만원정도의 서버임대료가 소요되나 동영상이나, 인터넷족보 등을 구축한 종친회는 더 많은 용량이 필요하므로 연간 서버임대료가 약 30~150만원 정도의 금액이 소요되는 종친회도 있다.

(3) 홈페이지 유지관리 계약서 보기